Organiser un séminaire en temps de covid
La pandémie de Covid-19 a bouleversé toutes nos habitudes et l’environnement professionnel s’est vu particulièrement affecté. L’évolution incertaine de la situation de cette crise sanitaire a rendu difficile la planification des rencontres entre employés, clients et collaborateurs. Le secteur événementiel est l’un des plus touchés, cependant il existe des solutions pour organiser un séminaire en temps de Covid-19, tout en respectant les protocoles recommandés.
#Conseil 1
→ Respecter les mesures en vigueur
Notre premier conseil pour réduire le risque de contagion au maximum est de limiter l’affluence de votre événement au minimum. C’est l’occasion parfaite pour se concentrer sur des objectifs qualitatifs plutôt que quantitatifs. N’oubliez pas que les participants n’en seront que plus satisfaits, car ils bénéficieront sans doute d’un traitement plus personnalisé.
De plus, il est fondamental de s’appuyer sur les conseils et l’expérience des experts. Tous vos prestataires devront vous informer des mesures prises pour faire respecter les normes. Des restaurants aux salles de conférence en passant par les entreprises de transport, n’hésitez pas à demander tous les détails pour vous assurer un séminaire sans covid.
Enfin, une solution facile pour limiter les risques est de favoriser les activités en plein air. Avez-vous déjà pensé à organiser les réunions à l’air libre ? Rien de tel après le confinement et les nombreuses heures de télétravail, pour faire sortir vos invités de leur quotidien et ainsi augmenter leur créativité et leur capacité d’attention. Il est également préférable de réserver les tables au restaurant en terrasse dans la mesure du possible.
#Conseil 2
→ Communiquer en toute transparence pour transmettre la confiance
Nombreuses sont les entreprises à avoir restreint la mobilité de leurs employés pour garantir leur santé. Cependant ces restrictions et le flux d’information continu génèrent beaucoup d’anxiété et la nouvelle normalité est naturellement empreinte de stress. Quand vous invitez vos collaborateurs ou vos employés à un séminaire d’entreprise, il est donc nécessaire de communiquer le plus possible pour débloquer tous les potentiels facteurs d’angoisse. Informer en amont des mesures prises pour le colloque rassurera fortement les participants et peut même inciter à venir les entreprises les plus réticentes.
#Conseil 3
→ Les détails font la différence : notre check-liste
Le jour venu, en plus de rappeler les principales mesures mises en place, il est conseillé de veiller aux moindres détails relatifs à cette situation inédite. Séminaire Espagne vous propose quelques idées à inclure dans votre liste d’indispensables :
– Gel hydroalcoolique en entrant dans les différentes pièces
– Lingettes à disposition pour désinfecter si besoin
– Stylos et bloc notes à usage unique
– Chaises et tables personnalisées avec des étiquettes au nom des participants
– Masques, avec pour l’organisateur la possibilité de le personnaliser au nom de
l’entreprise ou de l’événement pour un merchandising unique et mémorable
#Conseil 4
→ Préparer un plan B
Seconde vague de coronavirus, restrictions plus strictes… Nul ne peut prédire l’avenir de cette pandémie et organiser un événement à moyen terme est un réel défi. C’est pourquoi il convient de prévoir des alternatives au déroulé idéal du séminaire.
Plus que jamais, il est donc primordial de prêter attention et surtout négocier les politiques d’annulation de vos différents prestataires. N’hésitez pas non plus à choisir en interne une seconde date qui conviendrait à la
réorganisation du colloque. L’idée est de ne pas devoir recommencer de zéro votre préparation si votre séminaire venait à être annulé.
Enfin, le format de séminaire hybride est en train de se développer : un mélange de présentiel et digital. Si certains de vos clients peuvent voyager et d’autres non par exemple, vous pouvez proposer à ces derniers de suivre les conférences en ligne. De nombreux outils de retransmission en direct se sont en effet améliorés durant cette crise sanitaire.
En conclusion, organiser un séminaire pendant le covid est un challenge que vous pourrez affronter en étant bien entouré et bien informé. Suivez les consignes gouvernementales et régionales du lieu où vous l’organisez et n’hésitez pas à faire appel à des spécialistes de l’organisation de séminaires.
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