5 erreurs à éviter lors de votre évènement à distance
A cause des différentes restrictions liées à la crise sanitaire du Covid-19, de nombreuses entreprises ont été obligées de repenser leurs séminaires annuels. Paradoxalement, les évènements professionnels sont plus nécessaires que jamais, afin de favoriser la culture d’entreprise et la cohésion entre les équipes qui ont souffert du télétravail. Une solution pour palier à l’impossibilité d’organiser un séminaire présentiel est de se tourner vers les e- évènements, ou évènements en ligne.
Nouveauté de cette année 2020, ce genre de rencontres virtuelles demande beaucoup de préparation. C’est pourquoi Séminaire Espagne vous propose un petit guide pour éviter les 5 erreurs les plus fréquentes lors de l’organisation de votre e-évènement.
# 1
→ Silence sur la ligne...
Quoi de plus facile pour les participants en ligne que de ne pas répondre aux différentes questions ? En effet, l’ambiance virtuelle n’encourage pas tellement à la participation active.
Quelques techniques existent pour y remédier :
– Briser la glace dès le début : commencez l’évènement par un court tour de table avec de simples questions pour inciter votre audience à activer le microphone. Afin d’éviter la cacophonie, vous pouvez citer vous-même les noms des participants invités à s’exprimer.
– Caméra obligatoire ! Si les conditions le permettent (par exemple moins de 50 personnes connectées), n’hésitez pas à demander à votre public qu’ils mettent en marche leur webcam. La sensation d’être présent n’en sera que meilleure.
Une fois ces deux basiques enclenchés, vous aurez réussi à motiver vos invités et à les faire sortir de la torpeur des réunions à distance.
# 2
→ Un intervenant dépassé par la technologie
Pour éviter les couacs, il est fondamental de bien penser à l’organisation en amont. Ne laissez pas votre intervenant en charge de la partie technique tout seul, il pourrait vite être débordé entre le mode présentation d’un éventuel PowerPoint, la caméra et le microphone… Tout n’est pas forcément à portée de clics, et il ne pourra peut-être pas lire les messages instantanés.
Il est donc recommandé d’avoir une équipe technique en charge du planning, de l’assistance à l’intervenant et des participants, qui aura accès aux questions et remarques de tout le monde. Cette équipe technique peut être constituée d’un expert en informatique pour la partie du support technologique de la webconférence, un modérateur chargé de dynamiser les sessions et un organisateur qui veillera au bon déroulement des timings et de la coordination entre les différents membres.
# 3
→ Manque d'attention voire... déconnexion !
Si dans la réalité il est rare que des participants quittent une salle de conférence, en virtuel le risque est bien plus élevé malheureusement. En un clic et sans que personne ne s’en aperçoive, une personne peut se déconnecter, puis deux, puis trois… et c’est le drame. De plus, même si vous voyez que le nombre d’invités reste égal, comment pourriez-vous vous assurer qu’ils soient tous aussi attentifs qu’au début de l’évènement ?
Pour capter l’attention du public d’une rencontre virtuelle, il est conseillé de « gamifier » les interventions ! Il s’agit d’organiser un petit jeu autour du thème de la présentation, avec récompense à la clé. Voici quelques exemples :
– Vous pouvez cacher des indices visuels dans les différents slides d’un PowerPoint afin de s’assurer que personne ne soit en train de regarder d’autres pages web ou sa boite email.
– Utilisez des sondages en ligne pour engager votre public. De nombreux sites web proposent des solutions simples et des résultats en temps réel : Mentimeter, Kahoot, Sli.do…
– Vous pouvez même organiser un test en fin de présentation ou quelques jours plus tard ! Mais n’oubliez pas de prévenir votre audience au début de la session afin que l’écoute soit active.
# 4
→ Des moyens techniques pas à la hauteur
Beaucoup de choses peuvent mal tourner lors d’un e-évènement : problèmes de connexion, mauvaise qualité sonore, participants qui ouvrent le micro sans le vouloir… Comme pour les séminaires classiques, une des bases est de fixer des objectifs clairs : formation, team building, conférence, table ronde… les plateformes et modes de présentation changeront en fonction de vos priorités. Une fois choisie la meilleure solution technique, il faut répéter et tout réviser quelques jours auparavant ! Ne vous lancez pas dans le grand bain en direct mais anticipez toutes les éventualités grâce à la répétition générale.
# 5
→ Et la pause-café alors ?
Enfin, un évènement est souvent l’occasion de tisser du lien entre participants. Le mode virtuel ne devrait pas être un frein à cette interaction. Par exemple, vous pouvez décider d’organiser des petits groupes chargés de s’appeler ou de se connecter à d’autres « salles virtuelles » pour échanger en petit comité, durant un temps déterminé. La section de questions peut être
également aménagée tel un forum de discussion.
Et surtout n’oubliez pas que ces pauses sont des pauses elles aussi virtuelles, et que chaque personne aura besoin de se lever, d’aller chercher un café, de faire un réel break mental pour revenir en pleine forme et plus attentif : n’oubliez jamais de prévoir de vraies pauses lors de votre e-évènement !
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