10 erreurs à ne pas commettre pour un séminaire réussi
#Erreur 1
→ S’y prendre au dernier moment
L’anticipation est la clé d’un séminaire d’entreprise réussi. D’une part, organiser un séminaire au moins 6 mois à l’avance permet de trouver une date plus facilement. En effet, les emplois du temps sont en général plutôt libres et vous avez également une bonne visibilité du calendrier des évènements externes. D’autre part, anticiper la date facilite le choix des prestataires du séminaire et vous laisse plus de temps pour vous concentrer sur le contenu du séminaire.
#Erreur 2
→ Fixer des dates inappropriées
Le choix de la date du séminaire est crucial pour s’assurer que votre objectif de participants soit atteint. Il convient par exemple d’éviter les périodes trop proches des vacances scolaires. Si vous organisez un séminaire en interne, prenez soin d’identifier les moments où la charge de travail est la plus intense (dans certains secteurs, la fin de l’année) afin de ne pas surmener les employés. Enfin, et surtout s’il s’agit d’un séjour incentive pour vos clients ou collaborateurs, faites attention aux dates déjà bloquées par des évènements professionnels organisés par d’autres entreprises, pour ne pas entrer en conflit avec un autre congrès.
#Erreur 3
→ Oublier de définir un fil conducteur
Le contenu d’un séjour incentive est fondamental pour que les participants repartent satisfaits de ces quelques jours. Pour organiser au mieux les différents workshops et conférences, Séminaire Espagne recommande de définir une thématique autour de laquelle articuler le programme du séminaire.
#Erreur 4
→ Sous-estimer le temps de transport
L’idéal lors d’un séminaire est de choisir les différents lieux (hôtels, restaurants, visites, réunions, activités…) assez proches géographiquement pour éviter d’avoir à prendre les transports en commun ou de réserver des navettes. Si vous n’avez pas le choix, il convient d’anticiper au maximum le temps de transit et si possible ne pas circuler en heures de pointe.
#Erreur 5
→ Organiser un emploi du temps trop chargé
Pour profiter au maximum de votre séminaire il est tentant d’essayer d’organiser le plus d’activités et de meetings possibles. Cependant, il est préférable d’avoir un emploi du temps réaliste et incluant des pauses réelles (plus de 5 minutes !), et ce pour deux raisons. La première est le risque de retard : si vous n’avez pas de temps morts et qu’une session se prolonge plus que prévu, tout le programme de la journée peut en être chamboulé ! Et la deuxième raison est tout simplement le bien-être des participants. Chacun a besoin d’un temps pour soi, que ce soit pour se reposer, appeler sa famille, ou bien avancer sur ses projets en cours.
#Erreur 6
→ Ne pas faire appel à des professionnels locaux
Bien souvent, les séjours incentive ont beaucoup plus d’impact loin de votre lieu de travail habituel. Organiser à distance un séminaire dans une ville inconnue ou à l’étranger peut s’avérer un véritable challenge. Il est donc fortement conseillé de s’appuyer sur un expert local qui vous évitera les attrape-touristes et vous accompagnera dans la création d’un séminaire réussi.
#Erreur 7
→ Ne pas négocier de tarifs de groupe
Pour rentrer dans votre budget, il faut bien souvent passer par la case négociation. Il n’y a pas de honte à demander des remises sur le montant total, au contraire les prestataires y sont plutôt habitués et proposent souvent des tarifs de groupe intéressants. Attention toutefois à ne pas abuser, pour ne pas vous retrouver avec des prestations au rabais.
#Erreur 8
→ Négliger les contrats et les conditions d’annulation
Entre l’hébergement, les repas, les salles de réunion, diverses activités, le nombre de prestataires avec lesquels négocier augmente rapidement ! Un aspect important de l’organisation des séminaires est de bien vérifier les contrats, les services inclus, toutes les clauses ainsi que les conditions d’annulation. Un travail fastidieux qui peut être délégué en faisant appel à des professionnels de l’organisation de séminaire.
#Erreur 9
→ Ne pas avoir de plan B
Limitez les catastrophes et le stress des imprévus en ayant des alternatives à vos plans. Par exemple, si vous n’avez toujours pas signé de contrat avec un conférencier et que la date approche à grand pas, n’attendez pas pour négocier en parallèle avec un remplaçant. Idem pour les activités en extérieur, même en été, il faut toujours prévoir un plan de repli en cas de mauvais temps : musée, exposition, visite culturelle en intérieur…
#Erreur 10
→ Être totalement stressé
Pas de panique, tout va bien se passer ! Un organisateur stressé peut vite faire tourner le séminaire d’entreprise au cauchemar pour les participants. Votre feuille de route en main et vos plans B préparés, rien ne devrait vous arrêter, et surtout pas le stress. Petite astuce : n’oubliez pas que la plupart des imprévus passeront totalement inaperçus aux yeux de vos collègues et collaborateurs.
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