10 conseils pour organiser un séminaire à l’étranger
Ces dernières années les séjours incentive ont le vent en poupe. En effet, de plus en plus d’entreprise organisent des séminaires pour leurs employés ou leurs clients. Et pourquoi pas la vôtre ? Pour être sûr de marquer la différence, sortir des frontières françaises avec vos collaborateurs est une option tentante. Séminaire Espagne vous propose un guide en 10 étapes pour réussir votre incentive à l’internationale.
#Conseil 1
→ Fixer les objectifs
Les raisons d’organiser un séminaire en dehors de la France sont nombreuses ! Que ce soit pour un séjour détente et renforcer la cohésion d’équipe avec activités team building ou bien une formation placée sous le signe de la productivité, il est fondamental de savoir répondre à la question : que devront retenir les participants à l’issue du séminaire ?
#Conseil 2
→ Établir la cible des participants
Bien souvent lié aux objectifs, la cible des participants est également très importante. Si la cible est interne, les employés d’une entreprise, il convient de fixer si vous invitez tous les employés ou bien seulement la direction par exemple. Idem pour une cible externe, par exemple des clients, quels types de clients souhaitez-vous toucher? Fidéliser les clients nouveaux, récompenser les anciens clients, attirer de potentiels clients ? Autant de
questions à répondre au moment de créer votre séminaire.
#Conseil 3
→ Organiser les thèmes à aborder
Une fois l’ambition et les objectifs marqués, ainsi que la cible et le nombre de participants fixés, il faut à présent détailler le contenu. Il convient d’avoir un fil conducteur pour faciliter la cohérence des activités et présentations du séjour incentive.
#Conseil 4
→ Définir un planning
Une organisation millimétrée est fondamentale au bon déroulé d’un séjour incentive. Une feuille de route avec le planning minute par minute est votre meilleur allié pour pallier aux imprévus. N’oubliez pas d’y inscrire les coordonnées de vos contacts, afin de pouvoir communiquer avec tous les prestataires : restaurant, bus, guide touristique, salle de coworking… En organisant un séminaire à l’étranger, la barrière de la langue peut ajouter un niveau de stress. C’est la principale raison pour laquelle de nombreuses entreprises font appel à un expert local.
#Conseil 5
→ Choisir un intervenant
Il n’est pas toujours facile de faire venir un intervenant pour votre séminaire à l’internationale. Découvrez les astuces sur notre article à ce sujet.
Article :
#Conseil 6
→ Réserver hôtels, restaurants et salles de conférence
Plus que de simples éléments logistiques, les hôtels et restaurants à choisir pour un séminaire peuvent être « le truc en plus » d’un séminaire à l’étranger. Imaginez une salle de conférence avec vue sur la mer, les meilleurs restaurants locaux et un hôtel typique de la ville… Afin de réserver au meilleur prix et négocier les contrats, notamment la politique d’annulation et les tarifs de groupe, un conseil est de déléguer la gestion à une agence de séminaire locale. Bien souvent, les agences locales disposent de partenaires de confiance, qui ont fait leurs preuves lors d’autres événements, le tout à un prix compétitif.
#Conseil 7
→ Penser à la logistique
Un des secrets d’un séjour incentive réussi est la gestion de la logistique. Partie bien souvent invisible pour les participants, c’est pourtant ce qui demande le plus d’attention de la part de l’organisateur ! Comment se rendre d’un point A à un point B, quel temps dédier aux déplacements, quel transport utiliser : location de bus, transports en commun, à pied… ?
Dans bien des cas, l’idéal est de s’appuyer d’un expert local. Sans vivre sur place, il est toujours plus difficile d’appréhender les risques : rues bondées de touristes, transports en commun en retard, bus hors de prix… un spécialiste en séminaires saura faire la différence et vous guider.
#Client 8
→ Profiter du cadre : les atouts de la ville
L’atout majeur d’organiser un séminaire à l’étranger est le dépaysement. Quelle déception pour vos collaborateurs s’ils restent enfermés toute la journée en salle de réunion ! Aussi classique soit-elle, faire une visite guidée et découvrir la ville ensemble est une activité parfaite pour rapprocher les personnes. Elle permettra de réunir les participants autour d’un autre sujet que le travail et de créer des souvenirs en équipe.
#Client 9
→ Ne pas oublier de laisser du temps libre
Obsédé dans l’idée d’avoir le séminaire le plus productif possible, une erreur à ne pas commettre est de créer un planning beaucoup trop chargé. En plus d’être propice aux retards d’agenda, il ne faut pas perdre de vue que les participants aux séminaires apprécient d’avoir quelques heures pour eux, pour se détendre, répondre à quelques emails, appeler leur famille… Il ne s’agit pas que vos collaborateurs rentrent totalement épuisés du
séminaire !
#Client 10
→ Détendez-vous et profitez !
Un responsable de séminaire stressé peut vite rendre le séjour insupportable. Faire appel à un expert en organisation de voyages professionnels à l’étranger permet de soulager la charge de l’employé et de profiter de l’expérience en toute sérénité.
Envie de réussir votre séminaire d’entreprise sur-mesure en Espagne ?
Séminaire Espagne s’engage à vous fournir un devis gratuit et personnalisé sous 72 heures, dans le respect de vos attentes et de votre budget. N’hésitez plus et contactez-nous via ce formulaire.
